DBM Archiv- und Sammlungsinformationssystem

Folgende Anforderungen an das neue Archiv- und Sammlungsinformationssystem (ASIS) - die im Anhang weiter ausgeführt werden - sind dabei zu beachten: - Die Daten aus den unterschiedlichen Datenbanken in Faust müssen in das neue ASIS migriert werden (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten von dem Unternehmen eine fachspezifische Beratung und aktive Unterstützung bei dem Migrationsprozess (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten eine Schulung des ASIS und Support beim Betrieb (vgl. 4 Support und Schulungen) - Das ASIS muss eine differenzierte Administration der Benutzer:innen und eine Backupstrategie anbieten, um von allen Standorten des DBM aus sowie innerhalb der jeweiligen Standorte in unterschiedlichen Räumlichkeiten (Büros, Depots und Magazine) von ca. 50 aktiven Mitarbeiterinnen genutzt werden können. (vgl. 5 Systemadministration) - Die Verwendung von fachbezogenen Normdaten (z. B. GND, AAT etc. ) als kontrollierten Vokabularen muss im ASIS generell möglich sein (vgl. 6.3.1.6., Kontrollierte Vokabulare). - Die Verwendung von (poly-)hierarchischen mehrstufigen Thesauri muss im ASIS generell möglich sein (vgl. 6.3.1.7, Thesauri). - Das ASIS muss die Erzeugung und Verwaltung qualitativ hochwertiger und interoperabler Metadaten als sammlungsbezogene Forschungsdaten durch eine konsequente Orientierung an den allgemeinen und in den Fach-Communities einschlägigen (Daten-) Standards sowie deren weitergehende Verfügbarmachung und Vernetzung mit anderen digitalen Ressourcen innerhalb des DBM und online ermöglichen. - Das ASIS muss Datensouveränität und Datenhoheit des DBM gewährleisten. - Das ASIS soll bereits weitestgehend Datenstrukturen und -modelle aufweisen, muss aber durch einen speziell geschulten Technik-Administrator des Auftraggebers angepasst bzw. erweitert werden können. - Das ASIS soll an die spezifischen und mitunter komplexen Fachanforderungen unterschiedlicher sammlungsbezogene Domänen und Entitäten im DBM angepasst werden können (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Domänen und Entitäten). - Das ASIS soll das Management digitaler Repräsentationen und analoger Sammlungsentitäten erlauben (z. B. analoge Fotografie und deren digitale Reproduktion). - Das ASIS muss basale fachliche Arbeits- und Verwaltungsprozesse zu den Sammlungen und Beständen unterstützen (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS soll objektbezogen die Administration der ständigen Ausstellung und zukünftiger Wechselausstellungen (u. a. Leihverkehr, Exponatbeschreibungen) unterstützen (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS sollte idealerweise auch darüber hinaus Planung und Management von Ausstellungen unterstützen. - Dass Angebot muss die lokale Installation auf Servern des DBM und den Betrieb des Systems durch das DBM kalkulieren. Die einmaligen sowie die laufenden Kosten pro Jahr müssen getrennt ausgewiesen werden. Bitte beschreiben Sie kurz Ihre Lösung und die damit verbundenen Anforderungen an die IT-Infrastruktur innerhalb des DBM. - Prinzipiell ist auch eine cloudbasierte Lösung auf externen Servern z. B. des Anbieters denkbar, die als zusätzliche und alternative Option kurz beschrieben und kalkuliert werden soll. Im Fall einer cloudbasierten Lösungen muss Datenschutzkonformität gewährleistet und bescheinigt werden. Die Software-Überlassung sowie die Erbringung von Serviceleistungen (Wartung, Updates, Support etc.) sollen in Abhängigkeit des Systems in entsprechenden EVB-IT-Verträgen geregelt werden. Der Vertrag ist zunächst auf eine Laufzeit von vier Jahren ausgelegt. Es besteht die Absicht, den Vertrag auch über diesen Zeitraum hinaus optional zu verlängern.

Vergabekammer Westfalen

Vergeben am: 18.02.2026

BKS award notice 1d92a97e-82ff-4935-b7b6-bf5c83501d17

Skinsoft

Vergeben am: 18.02.2026

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