Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten

Ausfassen der Akten Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen: - Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons. - Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Archivkarton durch Mitarbeitende des AN. Das Maximalgewicht pro Karton beträgt ca. 25 Kilogramm. - Bekleben der Archivkartons mit einem Barcodeetikett. Jeder Karton erhält eine eindeutige Nummer. - Elektronische Erfassung je Patientenakte im Aktenverwaltungssystem des AN nach den vorgegebenen Suchkriterien (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Behandlungsjahr, Nummer des Archivkartons und Vernichtungsdatum). - Stapeln der Archivkartons auf Paletten - Verpacken (Einstretchen der Palette) - Transport der Paletten/Kartons bis zum LKW - Be- und Entladen des LKWs Transport der Akten in das Lager des AN Palettieren der Kartons (ca. 20 Kartons mit Patientenakten pro Palette) und anschließender, datenschutzgerechter Abtransport. Einlagerung in das Lager des AN Einlagerung der Kartons und Verknüpfung mit einem Lagerplatz im IT-System des AN im zentralen Aktenlager. Die Kartonagen sind Eigentum der MUL und sind ungeöffnet zu lagern. Bereitstellung der Kartonagen nach Datenschutzrichtlinien der MUL-CT nach Aufforderung autorisierter Personen des AG zur Lieferung oder Einsichtnahme vor Ort. Vernichtung Übergabe einer jährlichen Übersicht über die zu vernichtenden Aktenbestände am Jahresanfang eines jeden Jahres an den AG. Nach erfolgter Unterschrift/Freigabe durch den AG werden die Akten vom AN unverzüglich datenschutzgerecht vernichtet. Rücklieferung/Wiedereinlagerung von angeforderten Akten: - Rücklieferung von Originalakten (Einzelakten): Die Rücklieferung der angeforderten Akten soll via Kurier an die Adresse des AG erfolgen. Angeforderte Akten werden direkt durch den AG entweder vernichtet oder zur Wiedereinlagerung an den AN zurückgegeben. Der AN muss die Akten dann wieder in den Karton einlegen, aus dem sie entnommen wurden. Siehe dazu Pkt. 6.6